Les rencontres Ad Hoc recrutent un.e coordinateur.trice du festival
Les Rencontres Ad Hoc se relancent en 2021 (du 9 au 12 sept) pour continuer de proposer des films documentaires en plein air, des écoutes sonores, des concerts et de la bonne humeur à un public toujours nombreux qui en a bien besoin! Cette année, le festival réduit la voilure, se réinvente pour prendre en compte les contraintes sanitaires et se diversifie!
L’association recherche un.e coordinateur.trice pour mener à bien l’événement, sa préparation et sa clôture administrative de mi–mai à mi–octobre. Il ou elle travaillera avec les référents de commissions, la responsable bénévole et le régisseur technique.
Description des missions et répartition du temps de travail
Lien avec les invités(25%)
–Prise de contacts avec les réalisateurs (7 cette année), négo sur leur déplacement (prise en charge maximum 150 €)
–Prise de contact avec les compagnies programmées
–Préparation des feuilles de route en lien avec les bénévoles ou le runner
–Rédaction mails refus / films acceptés
–Échanges sur le fonctionnement du festival
–Coordination technique pour récupérer les films et bandes annonces
–Accueil pendant le festival, remise du badge et mise en lien avec l’hébergeur
–Mise en lien des réalisateurs avec les membres de l’association présents–Gestion des pass boissons et repas pour les invités (réals, artistes, intervenants, bénévoles.)
-Suivi administratif (20%)
–Suivi du budget réalisé pendant et suite au festival–Gestion des moyens de paiements en lien avec l’équipe bar et cuisine notamment+ justificatifs
–Suivi des caisses (gestion des flux financiers) avec l’équipe de bénévoles sur site
–Récupération des justificatifs artistes, paiement des artistes
–Gestion comptabilité post festival: défraiements/factures droits d’auteurs
–Gestion des demandes d’autorisation et des conventions
Animation et coordination (20%)
–Suivre l’état d’avancement des commissions en amont, préparer les Ordres du jour de réunion avec l’équipe
–Participer aux réunions de la commission festival et du groupe cœur en amont–Lien en amont avec les animateur.trice.s des ateliers
–Rédaction des compte–rendus (tournant)
–Gestion du Gmail: lecture & réponses mails
–Gestion du Drive: création agenda / tableaux récap’
–Participer à l’animation des temps bénévoles
–Coordonner la réunion journalière sur le site du festival avec équipe cuisine / bar / régie / référents
–Garant.e du timing du festival / régie G avec Ronan et avec responsables concerts, projectionnistes, spectacles, ateliers, cuisines.
Suivi des partenariats(20%)
–MJC Nini Chaize: convention de prêt de matériel: grilles et chaises extérieur
–Cinéma Éden: location et installation du bar pour la projection de lancement
–Cinéma Pestel: idem–Radio Saint Ferréol,en lien avec Nath et Brigitte: conclure le partenariat
–Asso Mondes et Multitudes: contacts, mise en accord, rédaction convention, coordination DCP
–Mairie Mirabel: demandes débit de boisson et restriction circulation, lien services technique pour pose barrière et prêt de matériel avec Ronan, ouverture et ménage toilettes publiques en bas de la salle 1
–Asso Clamben lien avec Michel : définir partenariat et facturation
–Asso Mirabel: prêt de matériel en lien avec Jacques
–Comité des fêtes de Suze-sur Crest: convention de prêt de matériel: bancs et tables, poubelles et packs samia
–Camping (hébergements gracieux pour festivaliers)
–École: accès internet, ouverture/fermeture, ménage, pose lumières toilettes; en lien avec Ronan–Veiller à la bonne gestion du parking avec la Mairie et Denis–Emmaüs (en amont négocier retrait matériel prêté+ anticiper repose)
–Lien avec voisins et riverains: penser à contacter domaine de Blacons, Intermarché.
Communication(10%)
–Coordonner la campagne d’affichage avec la commission communication
–Aide à la création et mise en forme contenus livret prog, commande impressions
–Soutien à la commission communication pour posts Facebook et newsletter
–Invitations en amont du festival
Gestion des hébergements (5%)
–Recherche d’hébergeurs(listes existantes)
–Suivi et petites attentions sur le festival pour eux
Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation avec l’objet «Recrutement coordinateur.trice du festival» à l’adresse lesrencontresadhoc@gmail.com avant le 8 mai.
Début des entretiens la semaine du 17 mai prioritairement avec des personnes sur place. Bureau possible à Crest ou à Saillans en lien avec des référents de commission.
Rémunération à discuter en intermittence ou facturation.
Estimation du temps de travail 2 jours/semaine sur 5 mois.
Pérennisation de la collaboration sur plusieurs éditions souhaitée pour développer le projet.
Les Rencontres Ad Hoc
Kamea Meah
Chez Renc’Arts
Quartier de la Pialle
26400 Aouste-sur-Sye
lesrencontresadhoc@gmail.com
http://www.lesrencontresadhoc.com
Merci de diffuser dans vos réseaux .. locaux.
Proximité recherchée..
Belle journée
Nathanaël pour l’équipe AD HOC
Les Rencontres AD HOC, c’est un évènement festif, musical, familial et convivial autour du Cinéma Documentaire.
Il s’agit d’un festival de documentaires dits « hors circuit », sans compétition mais avec esprit de partage, d’ouverture d’horizons, de moments festifs, musicaux et studieux !
Porté par l’association Kamea Meah et le Collectif AD HOC, les Rencontres AD HOC est avant tout une manifestation chaleureuse qui souhaite rapprocher le documentaire des spectateurs, soutenir les jeunes talents et permettre un échange, une réflexion autour de la « fabrique documentaire ».
L’esprit du festival : créer un espace de visibilité pour des œuvres documentaires inédites ayant deux caractéristiques principales :
– 1) un cinéma « hors-circuit » : des films très peu diffusés en salles de cinéma (hors festivals), ni à la télévision.
– 2) un cinéma personnel, singulier et éclectique.
Cette année encore, le village éphémère du cinéma documentaire prend ses quartiers à Mirabel et Blacons avec deux salles de projection, un bar, une restauration faite maison et un espace d’accueil des enfants. Le festival reste accessible et ouvert à tous par le biais d’un « tarif libre et nécessaire » chacun donnant selon ses moyens.